A Portaria MTE nº 547, emitida no último dia 11 de abril, estabeleceu um sistema eletrônico para emissão de certidões que comprovam o cumprimento das cotas legais de contratação de pessoas com deficiência (PCDs) e aprendizes. De acordo com a Portaria, esse sistema estará disponível no portal gov.br, em até 90 dias a partir da data de publicação da portaria, e utilizará exclusivamente as informações prestadas no e-Social.
Com a emissão automatizada, a certidão se torna um documento declaratório de regularidade, essencial para demonstrar a conformidade das empresas com os artigos 93 da Lei nº 8.213/1991 (PCDs) e 429 da CLT (aprendizes). A veracidade das informações é de inteira responsabilidade das empresas, o que reforça a importância de manter o e-Social atualizado e correto com as contratações formalizadas.
Para as empresas do setor de saneamento e serviços ambientais, que rotineiramente participam de processos licitatórios, a ausência da certidão de cumprimento dessas cotas pode impactar diretamente em sua habilitação, especialmente quando os editais exigem comprovação de regularidade trabalhista e social.
Conforme dispõe o art. 27 da Lei nº 8.666/1993, as empresas interessadas em contratar com a Administração Pública devem apresentar documentos que comprovem sua regularidade fiscal e trabalhista. Em pontuais casos, os órgãos públicos exigem a apresentação de certidões negativas ou documentos equivalentes que atestem o cumprimento das obrigações legais, inclusive sociais e de inclusão.
Dessa forma, a impossibilidade de emitir a certidão prevista na Portaria MTE nº 547/2025 pode levar à inabilitação da empresa no processo licitatório, por descumprimento da legislação social. Empresas que não comprovarem o atendimento às cotas legais, seja por ausência de contratação ou por inconsistências no e-Social, ficarão impedidas de obter a certidão eletrônica e, portanto, poderão ser desclassificadas ou até mesmo ter contratos rescindidos.
Por isso, é de suma importância que as empresas participantes de licitações revisem e corrijam as informações no e-Social, garantindo a consistência de dados, em especial os relacionados a aprendizes e PCDs.
Contudo, a emissão da certidão não exime a empresa de fiscalização ou de eventuais sanções pelo descumprimento das cotas legais, bem como a prestação de informações incorretas ou falsas ao e-Social pode acarretar penalidades previstas em lei.
Os setores de departamento pessoal e de recursos humanos das empresas precisam estar atentos aos critérios de exclusão da base de cálculo de tais cotas. Para ambas as cotas, são excluídos da base de cálculo os aprendizes já contratados, mesmo que sejam PCDs ou reabilitados; os empregados afastados por incapacidade permanente (aposentadoria por invalidez); as funções que exigem habilitação profissional de nível técnico ou superior; os trabalhadores com cargos de direção, gerência ou confiança, bem como os trabalhadores temporários.
Em situações diferenciadas, como as empresas com decisões judiciais ou termos de compromisso firmados em procedimentos especiais para ação fiscal, as certidões não serão emitidas pelo sistema eletrônico. Nesses casos, a emissão será realizada pela Auditoria Fiscal do Trabalho, mediante solicitação via Sistema Eletrônico de Informações (SEI/MTE).
Assim, a Portaria do Ministério do Trabalho e Emprego nº 547/2025 reforça a obrigação legal das empresas de promover a inclusão social no mercado de trabalho e vincula essa obrigação à obtenção de uma certidão oficial. A não emissão desse documento pode representar obstáculo direto à participação em licitações públicas, gerando prejuízos contratuais e financeiros às empresas inadimplentes com suas obrigações legais de inclusão.
A área de Direito do Trabalho do Vernalha Pereira vem auxiliando empresas com a consultoria preventiva no cumprimento de cotas e está à disposição para esclarecer as dúvidas e aprofundar mais sobre os temas trabalhistas de seus clientes e parceiros institucionais.
