Que os prontuários médicos devem conter todas as ocorrências e condutas realizadas em um determinado paciente, em ordem cronológica, não é novidade. Pacientes, familiares e profissionais da saúde possuem este conhecimento, além desta informação circular com frequência nos meios de comunicação.
A continuidade do tratamento do paciente, pelos profissionais envolvidos, e, principalmente, o resguardo do referido documento para eventual demanda administrativa e/ou judicial sofrida, depende disso, pois servirá para defesa do próprio profissional ou instituição de saúde, o que não fere o dever de sigilo profissional, tendo em vista que o Código de Ética Médica autoriza a utilização do prontuário médico para própria defesa, bem como se for determinado por ordem judicial.
Com a modernização e tecnologia em avanço constante, muitas destas instituições de saúde optam por digitalizarem os prontuários médicos físicos, os quais são armazenados em servidores locais ou externos, possibilitando o acesso imediato e diminuindo os riscos de perda dos documentos médicos por desastres naturais, ou não, tais como incêndios, enchentes ou até mesmo furtos e roubos.
Outra motivação para a digitalização dos prontuários médicos físicos é a liberação de espaço físico e uma maior sustentabilidade por parte destas empresas, diminuindo a utilização de papel.
Contudo, uma dúvida corriqueira existente é sobre o prazo de guarda dos prontuários médicos por parte de clínicas, instituições hospitalares e casas de saúde. Seu descarte precoce pode gerar direito à reparação civil, bem como responsabilização perante os respectivos conselhos de classe. Esses e outros aspectos mostram como o tema é extremamente relevante e merece ser amplamente divulgado e conhecido.
Atualmente, o prazo indicado para observação, relativa a guarda tanto de prontuários médicos físicos quanto de prontuários médicos eletrônicos e/ou digitalizados, é o fixado pela Lei nº 13.787/2018, em seu artigo 6º, que indica o prazo de 20 anos, a partir do último registro contido neste documento. Ultrapassado este prazo, o prontuário poderá ser eliminado.
Vale dizer que o Estatuto da Criança e do Adolescente estipula o prazo de 18 anos para guarda do prontuário médico, em seu artigo 10º, inciso I, sendo direcionado para as maternidades, visto que trata de estabelecimentos de saúde destinados às gestantes, logicamente visando o resguardo dos direitos do recém-nascido.
Este prazo é estipulado para que o paciente possa atingir a maioridade e protege eventual início do prazo prescricional para indenização por ato praticado quando da assistência ao recém-nascido, motivo pelo qual, exclusivamente neste caso, a guarda do prontuário médico deve ocorrer por 38 anos, ou seja, os 18 anos determinados pelo Estatuto da Criança e do Adolescente, mais os 20 anos determinados pela Lei nº 13.787/2018.
Outro dispositivo legal importante e que merece destaque é o §2º do artigo 6º, também da Lei nº 13.787/2018, que traz uma alternativa ao descarte do prontuário médico, após findados os 20 anos de guarda, que é a de devolução destes documentos ao paciente, visto que, embora esteja na posse e guarda da instituição de saúde, o prontuário médico pertence ao paciente.
Neste sentido, é importante que os registros no prontuário médico e o departamento de arquivo e guarda de documentos médicos/hospitalares estejam sempre amparados na legislação atualizada e em observância às demais normativas e resoluções profissionais aplicáveis, através da orientação de um setor jurídico eficiente e especializado.
Assim, evitam-se possíveis ações indenizatórias e/ou disciplinares perante os Conselhos Regionais de Medicina, pois é dever do estabelecimento de saúde, como hospitais, clínicas e casas de saúde, apresentar o prontuário médico devidamente preenchido, quando solicitado dentro do prazo de guarda, considerando que os dados ali contidos se referem e pertencem ao paciente, mesmo que o dever de guarda seja da instituição hospitalar, sendo considerada falha na prestação do serviço, caso assim não ocorra.
