O armazenamento de informações sempre foi um desafio para as instituições de saúde. O dever de guarda dos prontuários de saúde por, no mínimo, 20 anos, fez com que grandes espaços físicos, mão de obra e recursos fossem destinados para a guarda de documentos relativos ao atendimento de pacientes.
O método de guarda nem sempre era seguro. Não raras as vezes, algumas folhas ou até mesmo prontuários inteiros se extraviavam.
Como nem todas as instituições de saúde possuíam (e algumas ainda não possuem) procedimentos pré-estabelecidos para a guarda segura dos documentos, muitas das informações acabavam sendo consumidas pelo tempo e/ou pelo mau armazenamento.
Surgiu então a necessidade de aprimoramento. Com o avançar da tecnologia, passou-se a admitir a possibilidade de substituição de arquivos físicos por eletrônicos.
Exemplos disso são a digitalização de prontuários (documentos físicos posteriormente digitalizados) e os prontuários digitais (inclusão de informações por meio de sistemas digitais).
Percebendo essa necessidade, o Conselho Federal de Medicina (CFM) passou a autorizar, desde o ano de 2007, a digitalização de prontuários físicos. Mas só em abril de 2018 o Projeto de Lei que regulamenta a digitalização dos prontuários físicos foi aprovado pelo Senado e seguiu para a Câmara dos Deputados. Ainda não houve votação, mas, ao que consta, não deve haver nenhum impedimento de tramitação e na aprovação, especialmente porque o procedimento de digitalização de prontuários já conta com o aval do Conselho Federal de Medicina e o Projeto de Lei leva em consideração grande parte das normas emitidas anteriormente pelo órgão.
E a medida é bastante positiva por diversas razões. Primeiro porque prevê a possibilidade de eliminação dos prontuários físicos após a digitalização. Mas antes da eliminação o prontuário físico deverá ser analisado pela Comissão de Prontuários e somente será eliminado com a garantia de que as informações relevantes foram devidamente registradas. Documentos com valor histórico deverão ser preservados, sem que haja o descarte, nos termos da legislação arquivista. Além disso, seguidas as determinações legais, os documentos digitalizados terão o mesmo valor da via original.
Com a eliminação, surge outro ponto positivo. A liberação de espaços físicos hoje destinados a arquivos de prontuários, que poderão ser utilizados para outras funções de atendimento à saúde. Não se pode esquecer que, como dito anteriormente, o dever legal de manutenção dos prontuários físicos perdura por mínimo 20 anos, fazendo com que grandes espaços e recursos humanos e financeiros sejam destinados à manutenção dos arquivos.
Essa também é uma das vantagens observadas com a utilização de sistemas de prontuários eletrônicos, hoje utilizados por instituições privadas de saúde e por aquelas vinculadas ao Sistema Único de Saúde.
Mas talvez a maior vantagem esteja no fato de que, seguidos todos os parâmetros de segurança digital (previstos na legislação), a inclusão de informações em meios digitais acarreta maior segurança para todos os envolvidos no atendimento (instituição hospitalar, médico, pacientes etc.).
Isto porque o que se determina é o dever de confidencialidade das informações, manutenção da privacidade dos pacientes e a utilização de certificação digital emitida no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras – ICP-Brasil ou outro padrão que seja legalmente aceito. Essas regras de segurança são válidas tanto para prontuários digitalizados quanto para os prontuários eletrônicos.
Além de conferir validade jurídica, garantem a autenticidade das informações contidas no prontuário e asseguram que haja o devido registro a respeito de quem as incluiu e de quem as alterou.
Ainda, atualmente os sistemas são altamente seguros e garantem a preservação da informação (com o uso de chaves e senhas de acesso, backup etc.), o que nem sempre é possível no prontuário físico, vez que uma ou mais folhas podem ser extraviadas.
Por óbvio que, para as instituições de saúde que ainda não se utilizam e que queiram se valer de meios digitais, necessitarão observar os parâmetros legais já estabelecidos pelo CFM e que, em larga medida, estão reproduzidos no futuro texto da legislação. Além disso, necessariamente, precisarão investir recursos humanos e financeiros para a contratação de tecnologia especializada e que garanta a validade jurídica das informações.
Mas o que de fato importa é que o uso da tecnologia no registro de informações já é uma realidade na área da saúde e beneficia todos os envolvidos no atendimento.
