A Assembleia ou Reunião Ordinária de acionistas ou quotistas deve ser realizada nos quatro primeiros meses após o encerramento do exercício social. Trata-se de uma exigência legal, com pauta específica, mas que vai muito além do cumprimento de um dever formal: é uma etapa estratégica e essencial para fortalecer a transparência e a governança da empresa.
Entre as matérias a serem deliberadas em Assembleia ou Reunião Ordinária de acionistas ou quotistas, a tomada de contas dos administradores/diretores e a votação das demonstrações financeiras por eles apresentadas são de importância crucial, principalmente para os administradores e para os acionistas/quotistas controladores, quando existirem minoritários na sociedade.
Para os quotistas e acionistas, a realização da Reunião ou Assembleia Ordinária, com a deliberação a respeito das contas da administração, é a expressão máxima do seu direito de fiscalizar a atuação dos administradores. Embora o direito de fiscalização possa ser exercido a qualquer momento, por meio da Reunião ou Assembleia Ordinária, o quotista ou acionista terá a possibilidade de análise completa de todos os documentos contábeis e atos da administração, sendo-lhe oportunizado o esclarecimento de dúvidas e a solicitação de maiores informações para os administradores, que devem estar presentes na Assembleia ou Reunião Ordinária.
Para os administradores e/ou diretores, a aprovação das contas sem ressalvas representa um importante mecanismo de proteção, na medida em que tem por efeito a sua quitação e a exoneração da sua responsabilidade quanto aos atos praticados enquanto estavam no cargo de administração. Ou seja, aprovadas as contas, os quotistas/acionistas e a sociedade não poderão mais questionar ou buscar serem indenizados por atos ocorridos no exercício cujas contas foram aprovadas. A única exceção neste caso é a comprovação, por parte dos sócios, de que houve erro, dolo, fraude, simulação ou coação na conduta do administrador ou nas informações prestadas, o que só poderá ser alegado após demonstração em ação judicial específica que tenha por objetivo anular a aprovação das contas.
Caso as contas sejam reprovadas, os acionistas ou quotistas podem, na mesma Assembleia ou Reunião, deliberar a respeito da propositura de ação de responsabilidade em face dos administradores pelos prejuízos causados ao patrimônio da sociedade, sendo que tal deliberação pode ser realizada independentemente de esta matéria constar na Ordem do Dia indicada no instrumento convocatório.
Apesar de a não realização ou a realização tardia da Assembleia ou Reunião não ter nenhuma penalidade prevista em lei, tal inércia tem consequências, dentre as quais, a exposição dos administradores ao risco de responsabilização pessoal, e a percepção negativa do mercado, que pode enxergar a empresa como pouco comprometida com práticas de compliance e transparência.
Neste sentido, a aprovação das contas dos administradores pelos sócios confere maior segurança jurídica a terceiros que pretendem contratar com a sociedade, pois demonstra que a atuação dos administradores é acompanhada de perto pelos quotistas ou acionistas. Por esse motivo, a aprovação das contas da administração é um requisito obrigatório para empresas que participam de licitações e para empresas que captam recursos por meio da emissão de debêntures e empréstimos bancários.
Outro tema de fundamental importância que apenas pode ser deliberado na Reunião ou Assembleia Ordinária é a destinação dos resultados do exercício. Ou seja, para que o pagamento de dividendos aos sócios ou acionistas seja realizado de forma correta, é necessário que este tema seja objeto de deliberação em Reunião ou Assembleia Ordinária.
Pelo exposto, a correta realização da AGO ou da Reunião Ordinária de Sócios, com total respeito ao rito previsto no Estatuto ou Contrato Social para a disponibilização prévia dos documentos e demonstrações financeiras, assim como às publicações exigidas por lei e a condução adequada da reunião, constitui um dos atos mais importantes da rotina societária de qualquer empresa.
